公路数字档案建设的实践与思考

0 引言 公路工程档案是公路建设的重要记录载体。传统的公路工程档案建设，常常滞后于实体，通车后2～4年才具备档案专项验收条件，普遍存在“回忆录”现象，数据真实性得不到保证。据统计，公路工程档案利用率极低，占案卷总数量50%～70%的档案从进馆到销毁，几乎没有得到利用。但是，高速公路档案建设不仅建档成本高，达6～10万元/km，而且案卷数量惊人(原始案卷数量达80～100卷/km)。各参建单位重复归档，导致营运、维护成本飙升，浪费社会资源。 2009年广西交通投资集团明确将河池至都安高速公路(以下简称“河都高速公路”)建设成广西首条喀斯特地貌山区高速公路典型示范工程，在建设管理方法及理念、设计方法及理念、施工标准化等方面起示范作用。其中，公路数字档案建设也被纳为施工标准化的组成内容之一。 1 公路数字档案的提出 河都高速公路项目启动之前，我国还没有公路数字档案建设的经验可循。河都高速公路将公路数字档案定义为：档案与项目同步标准化建设，及时收集、分析、分类、整理立卷归档材料，赋予与材料性质相关的标识编码，通过扫描或导入、按指定方式录入等方式进行数字化处理后，将工程档案以数字形式存储在计算机、服务器、云存储等设备或空间，开发档案管理系统，利用云存储、互联网平台，全面实现网络档案，建设大众共享平台，在授权许可范围，让社会分享公路工程档案，从而达到服务社会的根本目标。 河都高速公路项目在广西首次提出公路数字档案理念，并进行了有益的探索，成效显著。 2 唯一性标识编码的研究 公路立卷归档材料种类繁多，又以格式化表格占主导。实现计算机管理，对立卷归档材料赋予唯一性标识编码，是有效的便捷途径。目前国内外已有一些编码方案，例如国内的中国标准书号[8]、国家药品编码方法[7]，国外的期刊及文献内容标识符(SICI)、数字对象标示符(DOI)、出版物标识符(PII)等编码方案。交通运输部也分别颁发了《公路试验检测数据报告编制导则》(JT/T828-2012)、《公路数据库编目编码规则》(JT/T132-2003)有关编码的规范、要求。分析显示，上述国内外具有代表性的编码都很好地满足了各自领域的需求。但是公路文件种类复杂，需要体现出某一具体文件的多重要素，散装材料需要单独按件处理，上述编码都无法完全满足公路档案管理的编码需要。 借鉴上述的编码方案，河都高速公路创建了项目档案保管、利用的标识编码方案。 基于项目档案统一藏馆于广西河池高速公路营运公司这一管理模式，将项目代号统一定义为“公路代码+河都首字拼音字母”，其项目代号为“G75HD”。其中G75为我国兰州至海口高速公路的路线代码。 按照交通运输部2010年颁发的65号文件[1]，公路立卷归档材料共划分为综合文件、决算和审计文件、监理资料、施工资料和科研、新技术资料等五个部分，通常依次由项目业主(一、二、五部分)、监理和施工单位分别收集、整理和归档。这些材料依次赋予1、2、3、4和5数字代码。立卷单位代码定义为“立卷归档单位类别+顺序号”。项目业主广西桂山高速公路有限公司收集、整理的综合文件、决算和审计文件和科研新技术的代码分别为100、200和500。 河都高速公路各总监办的代码如表1所示。 表1 总监办立卷单位代号表总监办中心实验室第一总监办第二总监办第三总监办第四总监办第五总监办立卷单位代号 河都路承包人的代码如表2所示。 表2 承包人立卷单位代号表承包人土建1234路面AB机电12绿化12立卷单位代号 在分析广西高速公路立卷归档材料类型时，项目部将公路立卷归档材料划分为单位分部分项工序类、年度批次类、图纸类、工程声像类和其他类。采用“数字+字母”不等长式的混合代码区分每一类材料的标识编码。例如：某路基单位工程的第一个分部、第一个分项和第一道工序的材料类别代码。 J01A01A01A01A——第1个路基单位工程(J01)，第一个土石方分部工程(A01)，第一个土方分项工程(A01)和第1填方作业段(A)。 表号直接体现了表格的类型、表格名称，是今后计算机检索的便捷途径。与单位分部分项工序代码一起，组成材料类别。 同一种类别材料中，通过顺序流水号区分。调查显示，案卷顺序号、卷内目录、年度批次、同一道工序同一类型的表格数量，均不会超过999批次。因此，将流水号统一定义为3位数。 将上述四个部分组合起来，之间用“-”连接，构成任何一份材料的唯一性标识编码。工序资料的标识编码组成情况见图1。 图1 工序表格标识编码构架图 河都高速公路土建一标，整个标段划分为一个路基单位工程。K0+000～k1+000段土方路基第一段软基换填基坑工序的检验申请批复单的表格标识编码为： G75HD-401-L05J01A01A01A-001——兰海高速公路河池至都安段(G75HD)，第一合同段(401)，检验申请批复单(L05)，第一个路基单位工程(J01)，第一个土石方分部工程(A01)，第一个分项工程(A01)，第一段(A)，第一页(001)。 3 开发档案管理系统 数字档案建设，必须依赖计算机管理。为此，项目业主委托咨询公司，开发基于唯一性标识编码的河都高速公路数字档案。《广西河池至都安高速公路档案信息管理系统》实现了网络档案，降低了今后档案营运的成本，具备了对社会开放的条件。 系统采用B/S构架，采用具有主导地位的VS.NET开发平台，基于JavaScript、Jquery、AJAX和CSS技术开发，采用MS-SQL数据库对数据进行处理，以模块方式为用户提供高效、便捷的使用环境。 本系统除录入系统使用C/S构架外，其余部分使用B/S构架。后台使用微软的SQL数据库系统作为档案数据支撑平台，前台网页系统使用微软最新的VS.net系统开发，服务器使用微软的WINDOWS2008系统或者使用Lunix系统的云服务器系统+虚拟机系统。 系统主要功能模块共分8个模块，分别为系统管理模块、编码管理模块、录入模块、上传模块、组卷模块、查询模块、下载模块和二维码模块。 系统的查询模块，共设置了单位分部分项、案卷总目录及结构导航三大检索模式，衍生出18种单独和组合查档方式，适应了不同的用户需求。 4 数字档案的建设与实现 档案建设作为河都高速公路标准化建设的重要组成部分，实行“两纳入、三同步”，将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序、纳入招投标制，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证项目文件材料收集、整理、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全；“三同步”工作必须纳入工程季度、半年度、年度检查考核范畴。 为进一步落实档案建设，工程指挥部制定了工程档案建设的各类规章制度，组织专题培训，计量与资料挂钩，设专职档案员。这些举措，确保了“两纳入三同步”的顺利推行。 河都高速公路监理、施工单位来自全国各地。为统一全线资料，各从业单位联合推荐，从广西区内各咨询公司中遴选信誉高、实力强、有着十多年从业履历的咨询公司承担档案建设的咨询服务。 咨询公司承担了全线档案专题培训，指导单位分部分项工程划分，编写表格填写范本，咨询每期计量质保资料，编绘竣工图，指导档案信息化，迎接不同部门档案检查，乃至最后的档案专项验收。后期受各参建单位的委托，经业主同意，承担了全线档案标识编码、扫描、导入、上传等数字档案建设任务。 河都高速公路工程档案与实体工程同步推进。通车后不到一年，工程档案具备初验条件。2016年6月8日正式通过广西壮族自治区档案局组织的专项验收，并获得了专家组的很高评价。到目前为止，除结算、部分变更、遗留工程外，实体档案基本数字化完毕，已经上传文件140万份，接近5 000案卷。全部实现了远程、异地检索查询，取得了明显的经济效益和社会效益。 5 使用效果 广西乃至全国，公路工程交工验收后通常2～4年才具备档案专项验收条件，甚至更长。传统档案建设模式，不仅耗费大量的人力物力，而且普遍存在资料失真、遗失情况。河都高速公路项目强力推行“两纳入、三同步”的档案建设，广西首创公路数字档案，公路交工时，基本完成质保资料的收集、整理和归档，通车后一年时间通过档案专项验收。 河都高速公路档案建设经验，为广西交通投资集团要求各建设项目通车后一年半必须通过档案专项验收提供了依据。 河都高速公路项目隶属于广西河池高速公路运营公司，总部设置在金城江。广西桂山高速公路工程有限公司办公场所设在都安，两地相隔90多公里。河都高速公路档案从2015年11月份开始陆续转移到金城江档案室。审计、变更最终批复、结算等后期工作全部通过数字档案管理系统检索。仅此一项，河都数字档案为项目业主和参建单位带来了极为便利的办公条件，节省了大量往返差旅费用。 河都高速公路项目推行数字档案后，项目业主仅保留一套实体档案。除土建3标外，全线各参建单位全部委托项目业主保管实体档案，共享授权范围的数字档案。河都高速公路档案室共藏馆纸质载体档案6 651案卷，会计档案1 322册。其中项目业主750卷；监理2 072卷，承包人3 829卷。整个项目工程照片影集38集累计2 076帧。影集、录像光盘741盘累计约7万分钟。实物档案16件。与传统档案相比较，综合各参建单位，共节省复印装订费约15万元人民币，节省库房面积600多平方米。相对营运期间档案的保管、维护成本和档案的利用，数字档案更显优势。 6 结语 河都高速公路在广西公路数字档案建设中具有里程碑意义。档案验收总结会上，广西壮族自治区档案局认为，河都高速档案有三大特色：(1)档案数字化创新实效，广西首条首创；(2)河都影像资料庞大、完整、齐全，打破历来项目影像资料不足、不全、缺失等常规通病；(3)资料整理人员专业知识强水平高，竣工图表美观，让人赏心悦目。但是，以下问题是今后数字档案需要研究解决的方向。 (1)唯一性标识编码具有局限性。河都高速公路采用的标识编码，不具备全国通用性。因此，今后要从国家层面创建一套公路数字档案的唯一性标识编码。 (2)政策瓶颈。目前国家档案局、交通运输部对公路数字档案还没有出台相关的标准、规范及指导意见。推行数字档案建设，遇到标准、规范、政策、管理等诸多瓶颈。因此，今后应从国家层面，顶层设置，制定公路数字档案的标准、依据。只有建章立制，才能全面推行公路数字档案。 (3)人才培养。数字档案属于一门边缘学科，融合了档案专业、公路专业、计算机专业等诸多学科。目前各项目普遍缺乏既熟悉公路工程建设又熟悉档案管理专业、计算机的复合型人才，因此，培养相关复合型人才，已迫在眉睫。

文章来源：《数字与缩微影像》 网址: http://www.szyswyx.cn/qikandaodu/2020/0929/406.html