数字信息共享，开发中小企业管理新领域

1 企业数字信息概述

企业数字信息指一个企业或单位在生产、经营活动中积累的各种有价值的数字化信息和内容。这些信息和内容以不同的格式存储，同企业的生产、运作、服务、管理等商业活动密不可分，它们本身具有极大的价值，也被称为数字资产。

数据是对生产、销售的直接记录，信息是建立在数据的基础上，高效率的收集、处理、使用各种信息，对数据深层次挖掘所产生的分析，能够发现管理中潜在的问题和风险，以便尽早采取应对措施，保证事态处于有效控制，切中企业管理要害，扩展企业管理新领域。数字信息内容包括：电子邮件、电子文档、设计方案、电子稿件、图片、各种统计数字等。

2 数字信息在企业管理的重要作用

为适应市场经济的发展，企业需要建立精细化管理模式。对企业经营生产所产生的数据进行统计分析是企业实施精细管理的必然选择，对企业控制成本以及未来发展走势的前瞻判断具有重要意义。

（1）数字信息全面使用，有利于建立企业数字化管理平台。企业经营活动包括供应、生产和销售。劳动者从外部采购原材料用于生产，从场地存放、借助辅助环节派发到生产车间，到上机生产，划分很多工艺流程，涉及的每一生产环节和工序，如材料的品质、数量、型号、单价等等的记载，还有生产控制过程中质量数据、材料消耗数据、设备耗电，工人操作时间、设备效率等等这些数据构成了企业生产形态，也是构成成本的直接要素。投入生产后，形成产品使用价值，转化成销售对象，企业才能获得销售价值。对这部分数据的管理分析运用，通过对这些指标的动态运算，及时反映内部生产和市场变化情况，纠正在经营过程中不必要的浪费，提供管理依据，是企业精细化管理的基础，可以为控制生产经营过程提供服务保障，提升企业信息化管理水平。

（2）有利于建立资源共享的平台。业务部门之间平台化沟通，如生产系统和财务管理系统相互制约，避免产生管理灰色地带，避免虚报产量，虚报业务现象，堵住企业管理漏洞，明确资金流向，提高资金使用的安全性。信息技术的应用，减少重复性的操作和人工成本，将与企业运营的全盘数据纳入一个管理平台，有利于各职能部门进行比对分析，达到预期管理目标。

（3）为企业战略决策提供依据。企业经营过程产生的数据涵盖企业生产管理、财务管理、设备管理、人力资源管理、行政后勤管理等各个方面。如，人员工资管理，现在生产企业工资管理一般使用计件工资，工资收入与职工完成生产产量成正比，当工资发放高于生产产值，反映出生产目标管理的一系列问题。究其原因，一是生产原因，工序增多，成本加大；二是市场原因，竞争加剧，竞相压价；三是职工自身原因，技术程度要求高，投入产出不成比例。这就要求管理层迅速做出反应，联合业务部门，对生产过程数据进行统计分析，查找确凿的依据，如果是生产的原因，就要加大生产管理力度，从工艺设计开始，控制过程成本；如果是市场的原因，就要调整市场方向，及时止损；如果是职工技能的原因，就要进行相应的培训。

3 中小企业数字信息管理存在的问题

现在大多数中小企业，只对一些传统的纸质档案收集立卷有一定的认识。随着信息时代的到来，数字技术、网络技术得到普遍应用。有一些部门管理者或者是档案管理人员对企业生产经营活动认识不够，对生产过程中形成的数字文件没有进行有效的管理。

（1）缺乏科学的信息管理制度。在数据化背景下，健全数字信息管理工作制度至关重要。目前，很多企业的数字信息管理体系不完善，各部门领导不够重视，企业信息管理意识不强，各部门凝聚力不高，导致企业发展受阻，容易造成一盘散沙的局面。一些企业尚未建立数字信息库，没有建立数字式档案管理的工作流程，在数据信息的采集与创建、导入相应的管理系统方面还是空白。

（2）有些企业虽然建立了初步的数字信息管理流程，但创新意识薄弱，对企业生产经营存在的问题熟视无睹或者束手无策，在工作中存在着各种疏漏。如有利用价值的数字信息保存不好，一些管理人员跟踪不及时，生产操作人员图省事，将发生过的数字文件散失无存。或者数字信息用完了，没有考虑再利用，数字信息存储不到位。有的企业因管理不善，对可利用的电子文档存储方式不规范造成查找困难，白白浪费时间，延误生产周期，浪费工作成本。

文章来源：《数字与缩微影像》 网址: http://www.szyswyx.cn/qikandaodu/2020/0814/375.html